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La gestion des licences, un domaine  négligé par les PME

 "La gestion des logiciels et de leurs licences est un domaine souvent négligé dans les PME. Une bonne gestion de ses avoirs informatiques est tout aussi capitale tant au niveau financier que productivité"

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 Entreprendre, c’est gérer des risques.

Par définition: “Un risque est un événement dont l'occurrence est incertaine et dont la réalisation affecte les objectifs de l’entreprise qui le subit”.

Certains risques sont la conséquence de la gestion de l’entreprise et des décisions prises; il s’agit de risques évalués et contrôlés qui sont pris dans l’espoir d’un gain mais peuvent parfois amener à une perte. Au delà de ces risques bien identifiés il y a l’ensemble des autres risques; ceux-ci font partie de la vie mais les ignorer peut conduire à des déboires. Toutes les fonctions de l’entreprise sont des sources de risque. L'absence d’incidents endort notre vigilance. Notre prudence retombe. La crainte du danger s’estompe, on devient aveugle aux risques: “Il n’est jamais rien arrivé, pourquoi devrait-il arriver quelque chose?”. Une attitude à haut risque... qui peut induire des conséquences négatives pour l’entreprise.

Chaque entreprise a bien entendu plusieurs contrats d'assurance pour couvrir les risques les plus courants, tels que sa responsabilité civile, l'incendie, etc... Il n'empêche que si par malheur certains de ces évènements venaient à se produire, il y aurait lieu d'en supporter les effets qui eux ne sont pas couverts par les assurances.

Les risques sont généralement divisés en catégories selon leur caractère et les activités de l’entreprise qu’ils peuvent affecter. Il y a des risques communs tels que risques personnels (accident, démission ...), risques informatiques (panne du disque dur ...), risques d’exploitation (erreur commise par un employé ...), risques sur les biens et le matériel (machine défectueuse, incendie ...), risque de responsabilité de produit (dommage causé par un produit ...), etc. Bien entendu des assurances sont souscrites pour couvrir certains risques, cependant celles-ci prendront généralement en charge le dédommagement d'autrui mais qu'en est-il des conséquences pour l'entreprise elle-même, les pertes de temps, d'outils de production? D’autre risques plus spécifiques à chaque entreprise viennent compléter cette liste déjà bien remplie. Comme indiqué plus haut, la négligence vis à vis de ces risques peut conduire à des conséquences négatives, il est donc recommandé de mettre en place une gestion des risques. L'évocation des quelques exemples ci-dessus fait bien comprendre le bénéfice qu'il est possible de retirer d'une bonne gestion des risques. En soi, la gestion des risques est assez simple mais demande de la méthode et de la rigueur dans la démarche, c'est la clef du succès en cette matière. Il s’agit d’abord de procéder à un inventaire des risques potentiels, d’en identifier la probabilité ainsi que l’impact et par la conjonction des deux, de classifier les risques en partant des plus intolérables pour terminer par les plus négligeables. Un par un et en commençant par les plus critiques, les risques seront évalués de manière à trouver pour chacun d’entre-eux le traitement le plus approprié: l'évitement, la réduction, le transfert ou la conservation. Une balance économique judicieuse doit bien entendu être trouvée entre les conséquences potentielles et les moyens mis en oeuvre pour traiter les risques.

Ainsi énoncé, la gestion des risques est une chose simple en soi. Il n'y a qu'à... identifier les risques, déterminer leur impact et leur probabilité et la chose est faite. Cependant une telle démarche demande une certaine assiduité et, il faut bien le reconnaître, le chef d'entreprise n'a déjà pas trop de temps pour se consacrer à son métier de base, alors gérer les risques...

L'aide proposée vise d'une part à assurer la régularité du processus et d'autre part à adjoindre un regard extérieur et nouveau pour mieux assurer la pertinence du travail, c'est une autre vision sur l'entreprise.

La gestion des risques est mise en place de manière évolutive; d’abord une mise en place des outils et de la méthode, des séances de travail tenues de manière systématique suivront afin de procéder à une analyse rigoureuse et objective des risques probables, un accompagnement des actions correctrices pourra être mis en place.

Voir aussi l'article suivant paru sur La.Tribune.fr

Analyse : les entreprises peuvent encore améliorer la gestion du risque

On ne peut s'assurer contre tous les risques!

Bien gérer les licences des logiciels peut éviter de gros soucis.
L'informatique est toujours plus présente dans la vie quotidienne des entreprises et les logiciels occupent une position importante voire critique dans les processus de travail et de production.
D'après l'association des éditeurs de logiciels commerciaux BSA (www.bsa.org) et le cabinet d'analystes IDC (www.idc.com), en Belgique, 25% des logiciels sont piratés. Ceci induit d'une part une perte de revenus considérable pour les éditeurs de logiciels commerciaux et d'autre part expose les entreprises prises en défaut à de lourdes amendes de plusieurs milliers d'euros voire bien plus encore ainsi que d'autres conséquences dommageables.
Il est donc important de bien comprendre les engagements induits par les
contrats de licences et d'avoir un bon contrôle sur le parc des logiciels
installés. Les actions à prendre pour élimer ces risques sont un investissement qui peut avoir un rendement appréciable.
Le point de départ est le contrat de licence associé à chaque logiciel installé dans l'entreprise. Il s’agit d'en faire une lecture attentive afin d'identifier les points critiques, les conséquences potentielles seront évoquées. Ces aspects seront par après évalués dans le contexte particulier de l'entreprise et des pistes de solution élaborées si écessaire. Bien entendu une telle démarche est réalisée sous le couvert de la plus stricte confidentialité.
La durée d'une telle tâche est dépendante du nombre d'ordinateurs, tous les ordinateurs de l'entreprise sont concernés, ceux installés sur les machines outils, ceux non utilisés ou mis en réserve, etc... Un parc informatique d'une dizaine d'ordinateurs peut être valider en quelques heures.
Ce qui précède fait l'objet d'une conférence dont le contenu est le suivant:
· Introduction
· Définitions (software, software illégal, BSA, responsabilité)
· Licence – un contrat
· Licence – les points critiques
· Licence – les types de licence
· Origines des softwares
· Les investigations judiciaires
· Que faire?
Ce sujet demande entre 60 et 90 minutes mais au besoin il est possible d'en limiter la durée à 20 minutes environ et de l'aborder d'une manière moins détaillée pour se limiter à une prise de conscience.
Toute autre manière d'aborder le sujet peut être envisagée à la demande.

Depuis 2006 Conseils et expertise en informatique,  Consultant indépendant
Secteur :  Conseils et Services

Résumé et motivation: Mon expérience de plus de 25 ans dans le domaine de l’informatique m’a appris par mon vécu dans le développement des systèmes, la rigueur et les méthodes, et par la plus récente partie de ma carrière, les réalités des projets spécifiques. Cette expérience était non seulement centrée sur les aspects techniques du métier mais aussi sur d'autres domaines tels que la gestion des personnes, des finances, des partenaires, des risques, des contrats, etc. Toute cette expérience pourrait être mise à profit dans différentes missions comme formateur ou expert.

Les principaux axes de mon expérience:
- Les méthodologies – Une grande partie de ma carrière s’est déroulée dans le domaine de la recherche et développement à différents niveaux de responsabilité. Je retire de cette période un esprit de rigueur et des méthodologies dans différents domaines tels l’analyse, le développement, l’assurance de qualité et la mise en production des logiciels, en particulier du système d’exploitation de Mainframes. Tout ceci dans un contexte de qualité ISO 9001, ITIL ou encore PMI. Cette époque de ma vie professionnelle m’a permis d’être en contact avec des environnements informatiques les plus variés.
- La relation client-fournisseur – Depuis le début de ma carrière et plus particulièrement ces dernières années, j’ai participé ou géré des projets spécifiques pour des clients. Cette expérience m’a révélé beaucoup de spécificités et de particularités propres à ce type de relation.
- Le droit des contrats – Sur base de ma plus récente expérience professionnelle j’ai fait le constat que les techniciens que nous sommes sont bien trop absorbés par les aspects techniques mis en œuvre dans les projets et ne montrent que peu ou pas d’intérêt pour la relation contractuelle qui les dirige. J’ai donc suivi un cours de droit des contrats qui m’a apporté d’une part une quantité importante de notions juridiques et d’autre part accentué le goût pour ce domaine. Mon enthousiasme m’a conduit à mettre en place, chez Siemens et en collaboration avec les Facultés Universitaires de Namur, une formation en droit spécifiquement adaptée à la mission des chefs de projet. Cette formation remporte un vif succès.
- Le monde des P.M.E. – sur l’initiative de la Chambre de Commerce et d’Industrie de la province de Namur, je participe depuis 1998 à des réunions formatives pour chefs de P.M.E. (PLATO). Cette activité, en marge de mes activités professionnelles, m’a permis de mieux connaître ce monde des P.M.E. si différent de celui des grands groupes.

Depuis 1980 Chef de projets,  Siemens
Secteur :  Services informatiques

• Depuis 1980 : Siemens - B 5020 Namur & B 1050 Bruxelles - Senior Project Manager
mais aussi comme Quality Manager ou comme Auditeur Interne.

• Depuis début 2004 En charge de différents projets dans la maintenance applicative.
Projets de tailles variables jusqu’à 700 hommes/mois sur 3 ans.

• De 2002 à 2004 En charge de la fonction Operational Excellence.
Définition, mise en place et suivi des processus métier du département Solutions (Intégration de Systèmes et développement de logiciels), 150 personnes.
Responsable de la certification ISO 9001 du département.

• De 1997 à 2002 Actif dans les projets spécifiques pour les clients

Différentes missions soit de Project Manager soit de Quality Manager pour des projets dans les différents domaines du e-Business.
Fonction de Training Officer pour l’ensemble du département.
Formateur en méthodologie de gestion de projets et en gestion des risques.
Responsable du Competence Center « e-Business – System Build & Integration », 85 collaborateurs sur différents sites.
Partenaire du Forem et d’Agoria dans un projet pilote de formation d’universitaires non informaticiens au métier IT.

• De 1980 à 1997 Actif dans la R&D Informatique
• De 1994 à 1997: Chef de groupe.
Responsable de plusieurs équipes de développement de logiciels systèmes et d’applications spécifiques pour des clients SNI en Unix, PC’s et BS2000. Encadrement jusqu’à 40 personnes réparties en 4 équipes et des projets jusqu’à 5 Mio €. Définition des nouveaux projets sur la base des requêtes des clients. Proposition de ces nouveaux projets à nos partenaires de la maison mère à Munich. Planification, organisation et suivi des coûts de ces projets en coordination avec les partenaires, ceci avec la collaboration des Teams Leaders de chaque équipe. Participation active à la promotion chez les clients ou lors de manifestations internationales. Tout cela dans un contexte de qualité ISO 9001.
• De 1986 à 1994 : Team Leader.
Responsable successivement de différentes équipes de développement, soit dans le domaine du système (mécanismes de notification interne, éditeur de liens, chargeur de programmes,..) y compris l’assurance qualité, soit celui des applications ou des services (outil d’aide au montage de grands systèmes, gestionnaire central des problèmes et des corrections, gestionnaire central des versions des produits,...) avec dans ce cas ci la responsabilité complète jusqu’à l’installation du produit en site opérationnel. Encadrement jusqu’à 11 collaborateurs. Initiateur de l’usage d’outils de planification informatisés pour l’évaluation et le suivi des projets.
• De 1980 à 1986 : Ingénieur système.
Etude, design, implémentation et mise au point de logiciels systèmes faisant partie du système d’exploitation BS2000.